Dokumen Wajib Sebelum Menyewa

Tahukah Anda bahwa banyak kasus sengketa sewa berawal dari dokumen wajib sebelum sewa yang tidak jelas atau tidak lengkap? Banyak penyewa sayangnya belum terlalu menyadari risiko dan akibat ketidaklengkapan dokumen. Agar terdapat bukti sah atas hak dan kewajiban antara pemilik dan penyewa, berikut daftar dokumen penting yang harus ada.

Daftar Dokumen Wajib Sebelum Sewa Aset Negara untuk Dilengkapi

1. Surat Aplikasi / Permohonan Sewa

Agar proses sewa aset negara berjalan lancar, calon penyewa wajib mengajukan permohonan resmi ke pengelola properti. Permohonan ini perlu diajukan dalam bentuk surat aplikasi sebelum akhirnya instansi terkait yang berwenang menyetujuinya. Isi surat permohonan yang dimaksud antara lain:

• Identitas penyewa (berlaku baik untuk individu maupun perusahaan)
• Jenis aset yang mau disewa
• Lokasi aset yang mau disewa
• Tujuan penggunaan aset
• Durasi/lama sewa

2. Dokumen Identitas Calon Penyewa

Contoh dokumen wajib sebelum sewa lainnya meliputi juga dokumen identitas calon penyewa dalam bentuk KTP dan NPWP (berlaku bagi individu). Tujuannya agar bisa memastikan siapa pihak yang bertanggung jawab secara hukum terkait properti yang disewa nantinya. Jika calon penyewa adalah sebuah badan usaha, maka berikut dokumen yang diperlukan:

• Akta pendirian perusahaan
• NIB atau Nomor Induk Berusaha
• NPWP perusahaan  
   

3. Proposal Isi Rencana Penggunaan Aset

Jenis dokumen wajib sebelum sewa properti negara termasuk juga proposal berisi rencana penggunaan aset, yang membedakannya dari prosedur sewa biasa. Karena tujuan penyewaan BMN adalah mengoptimalkan properti yang sedang menganggur dan memberi manfaat ekonomi bagi negara, tujuan sewa harus jelas. Diharapkan aset yang dimanfaatkan tidak hanya memberikan manfaat finansial bagi negara, tetapi juga memberikan dampak non finansial bagi lingkungan sosial, seperti penyerapan tenaga kerja.
 

4. Bukti Persetujuan dari Pengelola Aset/Properti

Pada mekanisme pemanfaatan BMN, pada prinsipnyaa calon penyewa dapat menyewa semua aset yang memang tersedia, akan tetapi harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari pengelola BMN, dalam hal ini DJKN atau instansi vertikal dibawahnya sesuai kewenangannya. Walau birokratis, adanya dokumen ini bertujuan menjaga agar terdapat kepastian bahwa pemanfaatan aset negara tersebut legal dan menjaga agar aset tersebut tidak dimanfaatkan ataupun digunakan oleh pihak yang tidak berwenang.

5. Kesepakatan Tarif Sewa 

Setelah calon penyewa mengajukan dokumen sebagaimana diatas, umumnya juga dilampirkan informasi terkait dengan kemampuan membayar tarif sewa atas aset properti milik negara yang diinginkan. Nantinya informasi kemampuan membayar tersebut akan menjadi salah satu pertimbangan ketika instansi yang berwenang akan menerbitkan persetujuan pemanfaatan. Tarif sewa yang muncul yang dalam persetujuan pemanfaatan sudah pasti mengacu dan mempertimbangkan hasil penilaian. Proses penilaian harga sewa atau appraisal itu sendiri dilakukan oleh Penilai Pemerintah atau pihak profesional tertentu. 

Berapa banyak dari Anda yang bingung dan khawatir dalam melengkapi dokumen wajib sebelum sewa aset negara? Agar proses sewa hingga pemanfaatan dan kerja sama aset lebih lancar dan transparan, bisa memanfaatkan aset yang tayang di AESIA sekarang juga. AESIA melayani konsultasi properti dan pemanfaatan aset milik negara dalam bentuk tanah, rumah, gedung dan lainnya.